Trabalhar colaborativamente hoje em dia já não é sinônimo de reuniões presenciais ou trocas de documentos em papel, como foi no passado recente, requerendo meios de comunicação e compartilhamento de informações compatíveis com o desenvolvimento tecnológico atual. Com a popularização das conexões com a internet via banda larga e a queda no preço de dispositivos para armazenamento de informações, tornou-se viável a utilização de serviços de compartilhamento e edição simultânea de documentos em tempo real característicos da chamada Web 2.0. A seguir, apresentaremos rapidamente um destes serviços, conhecido como Google Docs, que permite a edição colaborativa, disponibilização, backup e portabilidade de arquivos.
Trabalhando com documentos
Inicialmente, o usuário deve ter uma conta no Google (pode-se usar conta do Orkut). Caso você não tenha uma conta, veja como cria uma em Criando uma conta no Google.
No site do Google Docs, acesse sua conta inserindo seus dados no quadro apresentado na extremidade direita da página.
É interessante alterar as configurações do usuário para que a apresentação seja em português. Para isso, entre em sua conta no Google Docs e clique no canto superior direito da tela em "Settings", indicado na figura abaixo com uma seta vermelha.
Aparecerá o seguinte:
Altere o idioma selecionando "Português (Brasil)" na caixa "Language" (seta azul na figura acima). Em seguida, clique em "Save".
Já com o
sistema em português, existem duas opções: ou você insere um arquivo no
banco de dados da sua conta ou você
cria um documento online.
Vejamos como proceder quando queremos editar colaborativamente um
arquivo enviado ao banco de dados do Google Docs. Para isso, começamos
clicando em "Fazer upload" (seta vermelha na imagem abaixo).
Aparecerá a seguinte tela:
Existem três maneiras distintas de enviar um arquivo para o Google Docs:
- uma das opções é enviar um email para o endereço indicado pela
seta laranja com os arquivos anexados. Não entraremos em detalhes sobre
essa forma de envio nesse tutorial;
- outra forma é inserir arquivos já disponíveis na Web. Para isso, basta inserir a URL do arquivo no campo indicado pela seta azul e clicar em "Fazer upload do arquivo";
- a última opção consiste em clicar em "Arquivo" (seta vermelha), selecionar o arquivo que deseja, inserir o nome que deseja atribuir a ele e clicar em "Fazer upload do arquivo".
É importante ressaltar que o arquivo enviado deve ser compatível com
o Google Docs. Veja os tipos aceitos na figura acima (circulados em
vermelho). Ao clicar em "Fazer upload do arquivo", aparecerá a seguinte
tela:
O processo de edição é semelhante aos usados em softwares
destinados a esse uso,
como o OpenOffice, o Microsoft Office e outros, por isso não entraremos
em detalhes sobre isso nesse tutorial. Ao fim de cada edição é
necessário que se salve o que foi trabalhado. Para isso, clique em
"Salvar".
Clicando em "Textos Página inicial" (indicado pela seta vermelha)
aparecerá a lista de arquivos do banco de dados da sua conta.
Clicando sobre o nome do arquivo, você retornará ao modo de
edição mostrado anteriormente.
Vejamos agora como criar um domumento online. Começamos clicando em
"Novo" (seta vermelha na figura abaixo).
Apresentam-se seis opções:
- Document: cria um arquivo de edição de texto, semelhante ao conhecido Word.
- Presentation: cria um arquivo de apresentação de slides, tal como o PowerPoint.
- Spreadsheet: cria um arquivo do tipo células, parecido com o Excel.
- Form: cria um arquivo do tipo formulário. Para saber mais clique em Elaboração e Aplicação de testes online.
- Folder: cria uma nova pasta para o usuário organizar seus arquivos.
- Do modelo...: cria um arquivo partindo de modelos pré-dispostos
pelo Google Docs.
Clicando, por exemplo, em "Document", será aberto um arquivo para edição. Ao clicar em "Salvar" o arquivo será salvo com um nome provisório baseado na primeira linha do texto escrito. Para alterar o nome do arquivo, clique em "Textos Página inicial". Após, clique com o botão direito do mouse sobre o nome do arquivo e clique em "Renomear". Para finalizar, insira o nome que deseja para o arquivo.
Compartilhando arquivos
Neste tutorial, veremos apenas uma das formas de compartilhar
arquivos. Para isso, clique sobre o arquivo que deseja compartilhar,
entrando no seu modo de edição. Após, clique em "Compartilhar" e
escolha a opção "Convidar pessoas..." indicada com uma seta vermelha na
figura abaixo.
Será aberta a seguinte janela:
No campo "Convidar" (seta vermelha) insira o email
das pessoas com que deseja compartilhar o arquivo. Nos campos "Assunto"
e "Mensagem" deve-se inserir o conteúdo do email. Pode-se escolher permitir que o convidado possa editar o arquivo ou apenas visualizá-lo
selecionando a opção correspondente no local indicado pela seta verde.
Ao final, clique em "Enviar". Caso o destinatário não tenha conta no
Google, ele será convidado a fazê-la antes de ingressar no Google Docs
e ter acesso ao arquivo compartilhado.
Clicando em "Pessoas com acesso" (seta laranja)
aparecerá a seguinte janela:
Ao lado do identificador das pessoas que já compartilham o arquivo é
possível alterar o tipo de compartilhamento, fazendo com que esta
pessoa possa editar o arquivo, ser proprietário dele ou somente possa
visualizar os arquivos.
Publicando o arquivo
Veja o seguinte
exemplo de arquivo compartilhado.
Este é um arquivo do Google Docs publicado na Web. Vejamos o que foi
feito para isso.
Ná página de edição do arquivo, clique em "Compartilhar".
Clique em "Publicar como página web". Aparecerá a seguinte tela:
Caso queira que o arquivo seja automaticamente republicado após cada
alteração no documento, selecione a caixa indicada pela seta laranja.
Após, clique em "Publicar documento". Aparecerá a seguinte tela:
Com isso, o arquivo estará hospedado na URL indicada.
Links de interesse
Iserindo vídeos no
YouTube (auxilia o processo de upload de vídeos no YouTube)
Buscando
imagens na Web
(informações sobre a busca de imagens através do Google Images)
Postando sites (auxilia a postagem de
sites através do Google Sites)