Gastar um bom tempo na formatação de um documento
importante e depois descobrir que ele aparece cheio de
espaçamentos extras e estilos indesejados no computador usado
pela pessoa para quem você enviou o arquivo é um dos
problemas mais frequentes (e frustantes!) para quem precisa trabalhar
colaborativamente.
Em muito isso se deve à grande variedade de configurações de hardware possíveis, multiplicada pela diversidade de sistemas operacionais (e suas versões) e, principalmente, pelos programas que podem ser instalados na máquina de cada um. Neste cenário, um formato de arquivo que possa garantir a portabilidade e a formatação, ou seja, que tenha a mesma apresentação independente do dispositivo, passa a ser um recurso muito bem-vindo e é exatamente essa a proposta do Portable Document Format (PDF), desenvolvido inicialmente pela empresa Adobe em 1993.
Hoje em dia, esse formato é largamente utilizado para a disponibilização de documentos na rede, existindo uma grande variedade de programas para geração e leitura de arquivos para cada sistema operacional (SO). Aqui, apresentaremos algumas sugestões de aplicativos que executam estas funções no SO Windows, pois além desse ser o mais usado, acreditamos ser pertinente algumas instruções sobre a instalação e configuração de programas de uso livre.
Leitura de PDF
Para leitura de arquivos no formato PDF, a sugestão mais óbvia é o programa da própria Adobe, chamado Adobe Acrobat Reader. Entretanto, ele é um pouco "pesado" e pode não ter um bom desempenho em máquinas mais modestas. Sugerimos aqui o programa PDF X-Change View que além de ter uma excelente performance ainda conta com ferramentas de revisão tais como inserção de comentários, setas coloridas, marcadores e carimbos, recursos bastante valiosos para marcar trechos relevantes para consulta posterior e também para trabalho colaborativo.
A instalação é simples e sem contratempos. Abaixo, as figuras mostram como escolher o português como linguagem e também a possibilidade de fazer anotações usando as ferramentas de revisão de texto. Em seguida no vídeo sobre a criação de arquivos pdf é rapidamente mostrado como inseri-las.
Criação de arquivos em pdf
Para quem precisa gerar arquivos em pdf a partir de documentos de texto, planilhas de cálculo ou slides de uma apresentação, uma alternativa interessante é usar a suite gratuita de aplicativos de escritório chamada OpenOffice (BrOffice). Nela, é possível gerar um pdf apenas pressionando um botão, conforme mostra a figura abaixo.
Entretanto, a melhor solução para criar arquivos em pdf a partir de qualquer aplicativo em que a opção "imprimir" apareça é instalar uma impressora virtual. Das diversas opções existentes, sugerimos o uso do PDFCreator um gerador gratuito e de bom desempenho. O vídeo abaixo mostra como instalá-lo e exemplifica a criação de um arquivo em pdf, a partir de outro arquivo no formato html aberto com o Firefox.
Nota: é preciso ter o Flashplayer instalado para assistir o vídeo.
Links de interesse
PDF2Word (serviço online para a conversão de arquivos .pdf em arquivos .doc)
Foxit (outro leitor de arquivos pdf, gratuito em sua versão básica e com boa performance)